Tipps zum erfolgreichen Moderationsdesign von Projektmeetings – Teil 2

Das Mid Term Meeting

Willkommen zurück auf meinem Blog! Die letzten beiden Male ging’s um Projektmeetings ganz Allgemein und um’s Projekt Kick-Off Meeting  (anhand eines konkreten Beispiels).

Fahren wir nun mit dem Mid Term Meeting fort.

Hier gilt es Rückschau zu halten und dabei auch in die Zukunft zu blicken. Mit anderen Worten, folgende Fragen sind zu adressieren:

Projekt Mid Term Meeting

Interaktives Mid Term Meeting

  • Wo stehen wir im Projekt?
  • Was haben wir uns vorgenommen, und was davon haben wir erreicht?
  • Wo mussten wir abweichen?
  • Warum mussten wir abweichen, und welche Veränderungen zog bzw. zieht das nach sich?
  • Welche Arbeitspakete liegen nun vor uns und wie sind diese abzuarbeiten (nach der Hälfte der Laufzeit ist man ja meist „gescheiter“ als zu Beginn eines Projektes 🙂 )?

Auch die Beziehungsebene sollte reflektiert werden: Wie lief die Kommunikation / die Information / die Abstimmung im Projekt / die Entscheidungswege / etc.? Was war daran gut und was ist wie zu verbessern?

Und wie du dir schon denken kannst, kann natürlich auch ein Mid Term Meeting kreativer gestaltet werden, als mit dem üblichen ppt-Input und Frage-Antwort-Ablauf!

Nachstehend ein konkretes Beispiel eines 2-tägigen Mid Term Meetings in Kroatien, wiederum eines EU-Projekt mit ca. 40 internationalen TeilnehmerInnen:

  • Eröffnung und Warm-Up (ähnliche Vorgangsweise wie beim Projekt Kick Off Meeting, welches ich dir letztes Mal vorgestellt habe)
Presentation Highlights at Mid Term Meeting

Mid Term Meeting: Was haben wir bisher erreicht?

Presentation Highlights Presentation Highlights

  • Interview der WP-Leader zum Stand ihrer WPs. Jede/r Verantwortliche präsentierte kurz die Ziele des jeweiligen WPs, dann das, was bisher erreicht wurde sowie die nächsten Schritte. Visualisiert wurde NICHT mit ppt, sondern mit einfachen selbstgeschriebenen Flipcharts mit den Hauptaussagen.
  • Danach folgte ein sogenannter „Marktplatz“, d.h. die WP-Leader verteilten ihre Flipcharts im Raum und positionierten sich neben ihrem jeweiligen Flipchart. Alle anderen konnten herumwandern und dort stehen bleiben, wo ihr größtes Interesse war, und ihre Fragen an die WP-Leader stellen bzw. mit den anderen diskutieren.
Diskussion am Marktplatz vom Mid Term Meeting

Viel Interaktivität und Austausch beim Mid Term Meeting

  • Nach dieser Runde wurden die WP-Leader nochmals von mir interviewt, aber diesmal mit anderen Fragen, z.B. Was hat die Besucherinnen und Besucher am meisten interessiert? Welche Erkenntnisse nimmst du für dein WP mit? Welche Schritte folgen nun?
  • Ok, zugegeben, nun folgte ein ppt-Input 🙂 , der dann diskutiert wurde.
  • Aber im Anschluss daran wurden in 3 World Café Runden weichenstellende Fragen für die Zukunft des Projekts diskutiert.

Project World Café Project World Café Project World Café

  • Die Ergebnisse wurden als sog. „Elevator Pitch“ präsentiert, d.h. du hast nur etwas mehr als eine Aufzugfahrt Zeit für die Präsentation, also super kurz und knackig. Die Essenz halt.
  • Der Abschluss des 1. Tages vom Mid Term Meeting war eine Feedback-Runde zum 1. Meeting-Tag (Anmerkung: Das Feedback war ausgezeichnet!).
  • Am 2. Tag wurden in vielen parallelen Workshops weitere zukunftsweisende Fragestellungen diskutiert und die Ergebnisse im „Fish Bowl“ (auch diese – hoch partizipative – Methode werde ich dir noch im Detail vorstellen) präsentiert. Das klingt so simpel, war es aber nicht. Denn schon im Vorfeld ging es in mehreren Telefonkonferenzen darum, DIE knackigen Themen und damit verbundenen Fragestellungen zu identifizieren.

Project Fish Bowl Project Fish Bowl

  • Der Abschluss des Mid Term Meetings war – wie nicht anders zu erwarten – ein hoch kreativer: Diesmal die Darstellung des Projekts als Körperskulpturen. Ein wunderbarer, mit viel Spaß und Emotionen verbundener, würdiger Abschluss von 2 intensiven Tagen.
Team spirit / Body sculpture Mid Term Meeting

Und abschließend stellen wir den Team Spirit vom Mid Term Meeting noch als Skulptur dar

Team spirit / Body sculpture Team spirit / Body sculpture Team spirit / Body sculpture

An dieser Stelle nochmals vielen Dank an meine Auftraggeberinnen und Auftraggeber, die sich „mal was anderes“ gewünscht hatten und dafür auch den Mut aufgebracht hatten, innovativere und partizipativere Wege zu beschreiten! Das anschließende Feedback der Projektgruppen hat sie in Ihrer Vorgangsweise bestätigt!

Aber Achtung! Beide hier beschriebenen Meetings bedürfen sorgfältigster Vorbereitung, insbesondere bei der Einbeziehung von WP-Verantwortlichen als „Co-ModeratorInnen“.

D.h. nicht nur viel Zeit dafür vorsehen, sondern v.a. viel Kommunikation im Vorfeld (idealerweise auch ein persönliches Meeting mit den „Co-ModeratorInnen“, spätestens am Vortag des Projektmeetings) und eine detaillierte Ablaufplanung für die Co-ModeratorInnen (aber nicht für den Rest der Gruppe! Sonst nimmst du dir die Flexibilität, wie wir schon an anderer Stelle besprochen haben.).

Das war’s für heute! Und – wie könnte es anders sein – beim nächsten Mal folgt dann das Final Meeting (von manchen auch als „Kick-Out“-Meeting bezeichnet 🙂 ).

Herzliche Grüße, Birgit