Die größten Zeitdiebe sitzen am Meetingtisch

Blog page

 

Diesmal habe ich die Quintessenz aus mehreren Artikeln zum Thema „ineffiziente Meetings“ für dich zusammengefasst. Darüber möchte ich schon seit Längerem schreiben. Denn je mehr Bewusstsein ich für die Bedeutung von Zeit entwickle, umso schlimmer empfinde ich ineffiziente Zeitfresser.

Trotz aller neuen Möglichkeiten, die uns die digitalisierte Welt bietet – von Emails, über chatten, Videokonferenzen und dergleichen mehr – sind Face-to-face Meetings immer noch das am häufigsten genutzte Kommunikationsinstrument in Unternehmen. In Europa macht das rund 560 Meetings pro Kopf/Jahr. Eine ganz schöne Summe, nicht wahr?

IMG_3643

Der/die europäische Otto-normal-Angestellte verbringt im Schnitt 20-40% seiner/ihrer Arbeitszeit in Meetings, wobei Anzahl und Dauer der Meetings zunehmen, je höher man die Karriereleiter hinaufklettert. Im Top Management können Meetings sogar bis zu 90% der Arbeitszeit einnehmen!

Und das nicht umsonst: die Face-to-face Kommunikation ermöglicht gleichzeitig die unmittelbare Weitergabe von Information, persönliche Interaktion, schafft Vertrauen und beugt Missverständnissen vor.

Klingt doch gut, oder?

Warum nur stellt es dir dann beim bloßen Gedanken an Worte wie Jour Fixe, Strategie-Klausur, Tour de Table und – meinem persönlichen Highlight – „der Arbeitsgruppe“, die Haare zu Berge?

Warum kennen wir alle kaum jemanden, der von sich behaupten kann „Also ich steh total auf Meetings!“?

IMG_0988

10 nur allzu bekannte „Meeting-Sünden

  1. Es gibt keine Agenda/Tagesordnung.
  2. Die Ziele sind unklar.
  3. Es werden keine klaren nächsten Schritte/TO DOs festgelegt.
  4. Es werden keine Zuständigkeiten für definierte Maßnahmen zugewiesen oder diese werden unfair verteilt.
  5. Es werden keine Follow Up Termine/Umsetzungskontrollen/Deadlines vereinbart.
  6. Einzelne TeilnehmerInnen verhalten sich kontraproduktiv – zB. agieren dominant, versuchen sich zu profilieren, halten Monologe, etc.
  7. Apropos „Monologe“: keiner achtet auf die Zeitdisziplin.
  8. Es wird „um den heißen Brei“ geredet, anstatt Probleme beim Namen zu nennen.
  9. Es wird viel Zeit für triviale Fragen verschwendet.
  10. Die Meetings werden ständig durch Anfragen von KollegInnen, Telefonanrufe, Unterlagensuche & Co unterbrochen.

Kein Wunder also, dass kaum jemand von uns gerne in Meetings sitzt! Und was haben nun alle diese Meetings gemeinsam? Sie sind unproduktiv, ineffizient, machen keinerlei Spaß und kosten Unsummen an Geld.

fit4set_3WS 066

Und hier geht es nicht nur rein um die Personalkosten, die jeder einzelne Teilnehmer / jede einzelne Teilnehmerin eines ineffizienten Meetings verursacht. Schon mal von „Opportunitätskosten“ gehört? Das sind die Kosten, die dadurch entstehen, dass MitarbeiterInnen Zeit für Meetings aufwenden und somit andere Aufgaben, die vielleicht profitabler gewesen wären, nicht erledigen können. Ganz abgesehen von den sogenannten „Folgekosten“, die aufgrund von Fehlentscheidungen und Demotivation entstehen können.

Und nun halte dich fest: in Summe entstehen aufgrund ineffizienter Meetings pro Jahr Kosten in MILLIARDENHÖHE.

company-973949_640

Was nun aber tun gegen ineffiziente Meetings?

Meine Antwort wird dich kaum überraschen: eine gute Moderation ist das Um und Auf eines jeden Meetings!

Und hier reicht schon das Beherzigen einiger einfacher Regeln:

  1. Die Ziele sind klar.
  2. Es gibt eine Agenda/Tagesordnung.
  3. Es werden klare nächste Schritte/TO DOs festgelegt.

IMG_3839

Na, kommt dir die Liste schon bekannt vor? 🙂

Klar ist das effiziente Moderieren von Meetings in erster Linie Aufgabe der jeweils verantwortlichen Person (wenn es nicht einfach extern vergeben werden kann! 🙂 ), aber auch als einfacher Teilnehmer/einfache Teilnehmerin kannst du im Falle fehlender Moderation steuernd eingreifen, zB. um eine Agenda bitten, anzuregen zu Beginn gemeinsame Ziele festzulegen, nach den anstehenden TO DOs zu fragen, etc.

Wenn du mehr darüber erfahren oder lernen möchtest, dann melde dich doch einfach für die BusinessMind Sommerakademie an:

Workshop-Moderationstraining am 7/8 Juli 2016 in Wien

Großgruppen-Moderationstraining am 11/12 Juli 2016 in Wien

COMET 001a

Was sind deine Erfahrungen mit der Effizienz von Meetings? Hast du Tipps für unsere LeserInnen, wie man Meetings effizienter gestalten kann? (in einem Artikel fand ich dazu eine interessante Idee: pro überzogener Minute gibt der/die ModeratorIn 1 EUR in die Teamkasse – und ich gebe zu, auch in meinem Fall, als erfahrene Moderatorin, würde da schon das eine oder andere gar nicht so un-noble Abendessen für meine Mitarbeiterinnen dabei rausschauen 🙂 )

Liebe Grüße

Birgit

PS 1: Übrigens habe ich in diesem Artikel bereits eine Methode versteckt, die ich allerdings nicht GANZ korrekt angewandt habe – worum es sich handelt, erkläre ich dir in meinem nächsten Artikel. Stay tuned!

PS 2: „Die Presse“ hat übrigens dieses Thema auch für sich entdeckt und mich für den Artikel „Den Zeitfresser bändigen“ interviewt. Was dabei herauskam, können Sie hier nachlesen!

 

 

Teilen: