Erfolgsformel für EU-Projekte: Enthusiasmus + Professionalität = Durchbruch

Erfolgsformel für EU-Projekte: Enthusiasmus + Professionalität = Durchbruch

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„Birgit hat mit ihrer Erfahrung, Empathie und Übersicht wesentlich dazu beigetragen, dass das größte pan-europäische Projekt des WWF Österreich einen erfolgreichen Start und einen nachhaltigen Abschluss fand. Auf ihr Können vertrauen wir auch in Zukunft!“ (Sabine Gisch-Boie, Fish Forward Projekt-Leiterin, WWF Österreich)

11 Länder Europas, 60 MitarbeiterInnen, ein Projekt. Mit der Leitung der Awareness-Initiative ‚Fish Forward‘ hat sich der WWF Österreich dem größten Unterfangen internationaler Zusammenarbeit in seiner Geschichte gestellt. Zu Projekt-Beginn war es meine Aufgabe, das bunte Team enthusiastischer MitarbeiterInnen auf ihre gemeinsame Arbeit einzuschwören und vorzubereiten. Ein Projekt-Team, einerseits geeint durch ihren leidenschaftlichen und professionellen Einsatz für einen besseren Planeten. Andererseits aber vor große Herausforderungen gestellt: unterschiedliche kulturelle Hintergründe, als virtuelles Team arbeitend, eingebettet in nationale Organisationen mit unterschiedlichen organisatorischen und strategischen Voraussetzungen und Ausrichtungen.

Die Fähigkeiten aller MitarbeiterInnen zu bündeln und zum gemeinsamen Durchbruch zu verhelfen, war Auftrag und Erfolg gleichermaßen: von Portugal bis Bulgarien, von Italien bis Deutschland, quer durch Europa sollte die gemeinsame Botschaft gehen: “Kauft nachhaltigen Fisch!“

Soviel in Kürze zum Projekt, wobei ich dir einen Blick auf die Fish Forward Homepage und in den WWF Fischratgeber sowie das preisgekrönte Video „Nonoy und das Seemonster wirklich empfehlen kann.

So, und nun geht’s ans Methodische, wobei ich das Pferd von hinten aufzäumen werde, indem ich in diesem MindFood das Closure Meeting beschreiben werde, da es erst kürzlich stattgefunden hat und somit noch sehr frisch und lebendig in meinem Kopf und Herz verankert ist. Im nächsten MindFood gehe ich dann näher auf das Kick-Off Meeting vom März 2015 ein.

Mitte Oktober 2017 fand in Wien also das Closure Meeting statt, welches ich wieder moderatorisch begleiten durfte.

Bei einem Project Closure Meeting sollte es immer um 2 essentielle Dinge gehen:

  1. Die Erfahrungen zu reflektieren, um für weitere Projekte noch besser gewappnet zu sein, dieselben Fehler nicht mehr zu machen, aber auch die Erfolgsfaktoren wieder anzuwenden
  2. Das Erreichte gemeinsam zu feiern und das Projekt auch emotional abzuschließen.

Ein paar generelle Hinweise dazu findest du auch im Blogartikel zu Projekt Closure Meetings vom Juni 2014.

Und das versuchten wir auf vielen Ebenen mit den ca. 30 TeilnehmerInnen während der 1,5 Tage.
Das Meeting startete am Nachmittag und hatte folgende Elemente:

Opening: mit einer Slide-Show über vergangene Projektmeetings, auf denen nicht nur die super Stimmung, sondern auch schon viele Erfolge zu sehen waren; danach kurze offizielle Begrüßungen, Programm und methodische Hinweise

Nach einer Speed-Dating Runde, in der man sich gegenseitig die Highlights aus dem Projekt mitteilte, wurden diese dann auch gezeichnet (in Gruppen), was sofort (wie auch das Slide-Show) eine Menge positiver Emotionen hervorruft. Beispiele findest du nachstehend:

Danach wurden auf dem sogenannten „Marktplatz“ die Erfolge in den WWF-Partnerländern präsentiert, die von einem über viele Länder hinweg abgestimmten Fish Guide über Theater-Performances bis hin zu Kochevents mit nachhaltigem Fisch reichten. Die LändervertreterInnen bereiteten kreative Plakate vor und präsentierten diese sehr kurz (nur 2 Minuten). Die anderen hatten dann die Möglichkeit – eben wie auf einem Markplatz – herumzuflanieren und zu gustieren, und mehr Informationen zu bekommen.

Präsentation am Marktplatz

Promo Material „Ugly Fish“

Präsentation mit richtigem Fischernetz!

Ich liebe diese Methode sehr, denn sie erspart langatmige und lange Powerpoint-Schlachten. Das Wesentliche wird dennoch kommuniziert und auch besser im Gedächtnis verankert.

Dies war insofern ein feiner Loop zum Kick-Off Meeting vor 2,5 Jahren, bei dem insbesondere der WWF Austria die Workpackages auf einem Marktplatz präsentierte, und dabei unendliche Kreativität an den Tag legte (doch davon mehr im nächsten MindFood).

Und nach einer Pause wurden die Ergebnisse der Workpackages – auch wieder kreativ, meist mit Flipcharts – von den WP-LeiterInnen des WWF Österreich präsentiert, und im anschließenden Fish Bowl diskutiert, selbstverständlich unter Einbeziehung der gesamten Gruppe. Im inneren Kreis saßen die WP-LeiterInnen, ich als Moderatorin, und dann gab es noch einen freien Platz, der nach einer gewissen Zeit von allen, die im äußeren Kreis saßen, eingenommen werden konnte, um auch Fragen zu stellen bzw. auch zu kommentieren.

Zu Beginn stellte ich folgende Reflexionsfragen an den inneren Kreis:

  • Welche falschen Erwartungen gab es?
  • Was waren die größten Herausforderungen?
  • Was waren die größten Erfolge?
  • Was waren die Erfolgsfaktoren?
  • Was nehmen wir davon für das Nachfolgeprojekt Fish Forward II mit?

So reflektierten wir ca. 45 Minuten sehr angeregt, auch unter Einbeziehung des äußeren Kreises. Wichtig dabei ist, die Fragen vorab auch wirklich gut vorzubereiten.

Am Abend wurde mit dem Closure Dinner im informellen Rahmen intensiv weiter diskutiert.

Am 2. Tag wurden nach einer kurzen Eröffnung essentielle Infos für die Restarbeiten im Projekt präsentiert, wie auch der Umgang mit den erarbeiteten Produkten, wie z.B. der Fish Guide. Auch präsentierte man die Ergebnisse der Projektevaluierung, die von einem Externen durchgeführt wurden. Zum Teil wurde mit Powerpoint präsentiert (wenn ppt gut aufbereitet ist, spricht nichts gegen dieses Medium), zum Teil mit vorbereiteten Flipcharts, die – als sog. „Dauermedium“ den Vorteil haben, dass sie im Raum hängen bleiben und man jederzeit darauf verweisen kann.

Gut aufbereitete Flipcharts besser als ppt, oder?

 

Die Learnings sammelten wir in mehreren Schritten, wobei wir mit der Reflexion der „Dreams & Nightmares“ starteten, die wir im Kick-Off Meeting erarbeitet hatten. Dafür ersuchte ich die TeilnehmerInnen Position zu beziehen (Methode „Aufstellung / Soziometrie“), wobei die Parameter 0% / 50% / 100% waren: z.B. zu wieviel % wurde der Traum xy erfüllt. Daraus ergab sich eine spannende Diskussion, die auch neue Aspekte über verschiedene Schwierigkeiten im Projekt enthüllte.

Dann teilten wir uns in 3 Arbeitsgruppen auf, wobei in 2 AGs die Learnings zum Thema „Projektmanagement“ eingefangen wurden. Beide Gruppen arbeiteten mit Fragen, die vorab vorbereitet und nun diskutiert und visualisiert wurden. Ich moderierte die 3. AG  zu „Marketing & Communication“, wobei wir die verschiedenen Kommunikations- und Marketingkanäle mit Punkten priorisierten, und dann die wichtigsten mit einer Brainwalking-Methode im Detail ausarbeiteten.

Priorisieren mit Punkten

Jede Partnerorganisation darf Voten

Brainwalking Anleitung

Ergebnisse einer sehr differenzierten Brainwalking Übung

Die Ergebnisse aller Arbeitsgruppen stellten wir nach der Mittagspause im Plenum vor und diskutierten diese noch intensiv, was umso wichtiger war, da es ja ein – schon von der Europäischen Kommission – genehmigtes Nachfolgeprojekt (mit anderem Fokus und zusätzlichen Partnern aus Entwicklungsländern) geben wird.

Den Abschluss war hochemotional und startete mit Video-Botschaften von hochrangigen WWF-Führungskräften, gefolgt von der Übergabe von kleinen Geschenken für alle, einem Blumenstrauß für die Projektleiterin Sabine Gisch-Boie und viel wohlverdientem Applaus für selbige und einigen Tränen.

Geschenksübergabe

Riesen-Applaus für die Projektleiterin (nicht nur von mir)

So viel nun zum Fish Forward Closure Workshop. Ich hoffe, du findest ein paar Inspirationen für deine Workshops!

Aber Achtung:

Bitte die vorgestellten Methoden nicht 1:1 kopieren und nachmachen, denn: Methoden folgen den Zielen (und nicht umgekehrt). Auch ist immer Bedacht auf die Zielgruppe zu nehmen und auf deren Größe – nicht jede Methode ist für jede Gruppengröße geeignet.

Im nächsten MindFood werde ich dir dann über das Fish Forward Kick-Off Meeting, das im März 2015 stattgefunden hat, berichten, das auch viele interaktive Elemente beinhaltete, insbesondere um die Teamentwicklung zu stimulieren.

Welche Erfahrungen hast du mit Meetings von EU-Projekten gemacht? Teile doch nachstehend deine Erkenntnisse und Herangehensweisen mit uns!

Herzliche Grüße, Birgit

Das Fish Forward Projektteam

Warum? Nun, Europa ist der weltweit größte Markt und Importeur für Fisch und Meeresfrüchte. Zugleich sichert Fisch Einkommen und Nahrung von über 800 Millionen Menschen – vor allem in Entwicklungsländern. Europas Konsumenten haben großen Einfluss darauf, wie Fischerei global betrieben wird. Zum Schutz von Mensch und Natur empfiehlt „Fish Forward“ daher: kauft nachhaltigen Fisch!

Achtung: wenn man bei EU-Projekten von „Workpackages“ und darunter die „Tasks“ spricht, dann sind diese in der Diktion der International Project Management Association (IPMA) die sog. „Phasen“ bzw. „Arbeitspakete“. Das führt oft zu Verwirrung.

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